Dalam manajemen lingkup proyek seringkali yang paling sulit adalah mengumpulkan persyaratan atau kebutuhan suatu proyek. Jika pada suatu proyek tidak mendefinisikan persyaratan atau kebutuhannya dengan baik maka konsekwensinya adalah pengerjaan ulang dan ini dipastikan akan menghabiskan hingga setengah dari biaya proyek, terutama untuk proyek seperti pengembangan perangkat lunak atau contoh lainnya misalkan proyek mendesain rumah, jauh lebih murah untuk memutuskan di mana letak jendela dan dinding dengan melakukan konsep di atas kertas atau layar komputer daripada harus membangun rumahnya terlebih dahulu. Oleh karena itu proses collecting requirement akan terasa lebih lama. Namun demikian disisi lain dengan menggunakan teknologi baru membuatnya lebih mudah untuk menentukan dan mengimplementasikan persyaratan, tetapi ini masih menjadi salah satu aspek yang paling menantang dari manajemen lingkup proyek.
Dari penjelasan diatas maka jelas sebagian dari kesulitannya adalah seringkali tidak memiliki proses yang baik untuk mengumpulkan dan mendokumentasikan persyaratan proyek. Untuk itu dalam melakukan collecting requirement ada beberapa cara untuk mengumpulkan persyaratan yang dapat dilakukan:
- Mewawancarai pemangku kepentingan secara langsung seringkali sangat efektif, meski bisa mahal dan memakan waktu.
- Mengadakan kelompok fokus dan lokakarya yang difasilitasi, dan menggunakan kreativitas kelompok dan teknik pengambilan keputusan untuk mengumpulkan persyaratan, biasanya lebih cepat dan lebih murah daripada wawancara satu lawan satu.
- Kuesioner dan survei dapat menjadi cara yang efisien untuk mengumpulkan persyaratan selama pemangku kepentingan utama memberikan informasi yang jujur dan menyeluruh.
- Pengamatan juga bisa menjadi teknik yang baik untuk mengumpulkan persyaratan, terutama untuk proyek yang melibatkan perbaikan proses dan prosedur kerja.
Selanjutnya adalah ukuran, kompleksitas, kepentingan, dan faktor lain proyek memengaruhi seberapa banyak upaya yang dihabiskan untuk mengumpulkan persyaratan atau kebutuhan suatu proyek yang akan dilakukan. Namun bagaimana pun, penting bagi tim proyek untuk memutuskan bagaimana mereka akan mengumpulkan dan mengelola persyaratan. Sangat penting juga untuk mengumpulkan masukan dari pemangku kepentingan utama dan menyelaraskan ruang lingkup dengan strategi bisnis.
