Latar belakang
Pada pekerjaan bidang TI / sistem informasi tentunya memiliki karakteristik khusus jika dibandingkan dengan pekerjaan non TI. Hal ini karena didasari pada karakteristik TI yang tidak bisa dipisahkan antara aktivitas organisasi secara menyeluruh. TI dikembangkan harus bersinergi dengan seluruh aktivitas bisnis secara keseluruhan.
Dengan semakin banyaknya pekerjaan pekerjaan bidang TI dan karakteristik TI itu sendiri akan menciptakan adanya proyek-proyek secara khusus menangani pekerjaan pekerjaan pembangunan dan pengembangan TI. Sehingga diperlukan bidang kajian khusus yaitu pengelolaan (manajemen) proyek teknologi informasi.
Mengenal Information System Project Management
Sebelum membahas information system project management atau manajemen proyek sistem informasi, perlu dipahami dahulu apa sebenarnya yang dimaksud dengan sistem informasi?
Sistem Informasi
Sistem informasi adalah seperangkat komponen yang saling terkait yang mengumpulkan, memanipulasi, menyimpan data dan menyebarkan informasi dan menyediakan mekanisme umpan balik untuk memantau kinerja.
Lalu apa yang dimaksud dengan information technology (IT) atau teknologi informasi?
Teknologi Informasi
IT adalah kombinasi terorganisir dari orang, perangkat keras, perangkat lunak, jaringan komunikasi, dan sumber daya data yang mengumpulkan data, mengubahnya, dan menyebarkan informasi.
Jika sudah mengetahui perbedaan sistem informasi dan teknologi informasi, lalu bagaimana keduanya bisa saling terkait. Lapisan pada gambar di bawah ini akan menggambarkan mengapa istilah sistem informasi harus didefinisikan bersamaan dengan istilah teknologi informasi dan proses bisnis.
Sedangkan perbedaan pada komponen yang dibutuhkan diantara keduanya dapat dilihat pada gambar berikut:
Berikutnya penjelasan tentang proyek; apa itu proyek? Untuk mengetahui definisi proyek secara tepat dapat menggunakan definisi yang digunakan oleh Project Management Institute (PMI). Proyek atau project yaitu merupakan upaya sementara (memiliki tanggal mulai dan selesai tertentu) yang dilakukan untuk menciptakan produk atau layanan yang unik.
Definisi proyek juga dikatakan oleh Kathy Scwalbe, bahwa proyek adalah usaha/pekerjaan sementara yang dilakukan untuk membuat sebuah produk,servis atau hasil yang unik. Sedangkan menurut Graham McLeod & Derek Smith, proyek adalah usaha terkoordinasi , menggunakan kombinasi manusia, teknik, administrasi dan keuangan, dalam rangka mencapai tujuan yang spesifik dalam jangka waktu tertentu.
Dari beberapa definisi proyek diatas secara langsung memiliki kata kunci yang ditarik antara lain proyek berkaitan dengan waktu, tempat, dan produk atau hasil yang unik. Untuk lebih lengkapnya proyek dapat dilihat pada beberapa atribut proyek berikut.
- Mempunyai tujuan yang unik.
- Bersifat sementara.
- Dibangun berdasarkan progressive elaboration.
- Membutuhkan sumber daya dari berbagai area.
- Mempunyai pelanggan utama / sponsor proyek
- Bersifat uncertainty.
Manajemen
Selanjutnya perlu diketahui juga beberapa definisi yang sudah diutarakan oleh beberapa pakar diantaranya sebagai berikut.
- Manajemen adalah seni (art) untuk mencapai sasaran melalui orang lain (Mary Parker Follet).
- Manajemen adalah suatu ilmu (Luther Gullick).
- Manajemen adalah proses merencanakan, mengorganisasikan, memimpin dan mengendalikan pekerjaan anggota organisasi dan menggunakan semua sumberdaya organisasi untuk mencapai sasaran organisasi
- yang sudah ditetapkan (James A.F. Stoner).
Project Management
Sekarang jika digabungkan project management adalah merupakan disiplin perencanaan, pengorganisasian, dan pengelolaan sumber daya untuk membawa keberhasilan penyelesaian tujuan dan sasaran proyek tertentu.
Manajemen Proyek
Penerapan pengetahuan, keterampilan, alat-alat dan teknik untuk merancang aktivitas aktivitas yang dibutuhkan dalam rangka mencapai tujuan proyek.
Karakteristik proyek sistem informasi vs dengan proyek bidang lain
Beberapa perbedaannya adalah sebagai berikut :
- Memiliki tujuan untuk menghasilkan produk yang bersifat intangible seperti perangkat lunak , database, jaringan yang sulit untuk mengukur nilai manfaat dari produk tersebut.
- Melibatkan teknologi yang sangat cepat usang, karena perkembangan yang sangat cepat.
- Membutuhkan beragam sumber daya manusia dengan keahlian dan kompetensi yang beragam
- Ukuran yang dijadikan standard sulit dibakukan, karena sulit mengukur kualitas yang dimengerti berbagai pihak secara seragam.
Contoh Proyek SI/TI
- Helpdesk atau teknisi memperbaiki laptop di sebuah departemen perusahaan.
- Pengembangan perangkat lunak, dengan menambah sebuah fitur baru.
- Pengembangan infrastruktur untuk menyediakan akses wireless Internet.
- Membangun peraturan peraturan standar dalam komunikasi dengan teknologi informasi.
- Membangun website perusahaan.
- Membangun Lab komputer.
- Jaringan televisi membangun sistem voting bagi pemirsa.
- Proyek pengembangan sistem CRM ( Customer Relationship Management ) pada di PT XYZ.
- dsb
Demikian penjelasan singkat tentang proyek manajemen sistem informasi yang dirangkum dari beberapa sumber.
