Siklus hidup proyek merupakan kumpulan fase. Beberapa organisasi menentukan serangkaian siklus hidup untuk digunakan di semua proyek. Siklus hidup proyek menentukan pekerjaan apa yang akan dilakukan di setiap fase, siapa yang terlibat dalam setiap fase, dan bagaimana manajemen akan mengontrol dan menyetujui pekerjaan yang dihasilkan di setiap fase.
Dua fase proyek tradisional pertama (konsep dan pengembangan) fokus pada perencanaan, dan sering disebut sebagai kelayakan proyek atau project feasibility. Dua fase terakhir (implementasi dan penutupan) fokus pada pelaksanaan pekerjaan aktual, dan sering disebut sebagai akuisisi proyek. Setiap fase proyek harus berhasil diselesaikan sebelum tim melanjutkan ke fase berikutnya. Pendekatan siklus hidup proyek ini memberikan kontrol manajemen yang lebih baik dan tautan yang sesuai dengan operasi organisasi yang sedang berlangsung.
- Fase Konsep
Pada fase ini, manajemen merumuskan perencanaan proyek, persiapan tentang estimasi biaya proyek dan menyusun aktivitas kegiatan dalam proyek. Dalam fase konsep, manajer biasanya mengembangkan kasus bisnis, yang menggambarkan kebutuhan proyek dan konsep dasar yang mendasarinya. Perkiraan biaya awal atau kasar dikembangkan dalam tahap pertama ini, dan gambaran umum dari pekerjaan yang diperlukan akan dibuat. Salah satu alat bantu untuk membuat gambaran pekerjaan yang dibutuhkan adalah work breakdown structure (WBS). Sebuah WBS menguraikan pekerjaan proyek dengan menguraikan kegiatan kerja menjadi berbagai tingkat tugas. WBS adalah dokumen berorientasi penyampaian yang mendefinisikan cakupan total proyek. Dalam fase konsep, WBS biasanya hanya memiliki dua level.
- Fase Pengembangan
Setelah fase konsep selesai, fase proyek berikutnya adalah fase pengembangan. Dalam fase pengembangan, tim proyek membuat rencana manajemen proyek yang lebih rinci, perkiraan biaya yang lebih akurat, dan WBS yang lebih menyeluruh. Sebagai contoh misalkan laporan pada fase konsep menyarankan bahwa mewajibkan siswa untuk memiliki tablet adalah salah satu cara untuk meningkatkan penggunaan teknologi di kampus. Tim proyek kemudian dapat mengembangkan gagasan ini lebih jauh dalam fase pengembangan. Tim harus memutuskan apakah siswa akan membeli atau menyewa tablet, jenis perangkat keras dan perangkat lunak yang dibutuhkan tablet, berapa biaya yang harus ditagih kepada siswa, bagaimana menangani pelatihan dan pemeliharaan, dan bagaimana mengintegrasikan teknologi baru dengan kursus saat ini. Namun, jika laporan fase konsep menunjukkan bahwa tablet bukanlah ide yang baik untuk kampus, maka tim proyek tidak akan lagi mempertimbangkan untuk meningkatkan penggunaan teknologi dengan membutuhkan tablet dan akan membatalkan proyek sebelum pengembangan. Pendekatan bertahap ini meminimalkan waktu dan uang yang dihabiskan untuk mengembangkan proyek yang tidak sesuai. Ide proyek harus melewati fase konsep sebelum berkembang ke fase pengembangan.
- Fase Implementasi
Fase ketiga dari siklus hidup proyek tradisional adalah implementasi. Dalam fase ini, tim proyek membuat perkiraan biaya yang pasti atau sangat akurat, memberikan pekerjaan yang diperlukan, dan memberikan laporan kinerja kepada pemangku kepentingan. Sebagai contoh misalkan sebuah perguruan tinggi mengambil ide untuk mewajibkan siswanya memiliki tablet melalui fase pengembangan. Selama tahap implementasi, tim proyek perlu mendapatkan perangkat keras dan perangkat lunak yang diperlukan, memasang peralatan jaringan yang diperlukan, mengirimkan tablet kepada siswa, membuat proses untuk mengumpulkan biaya, dan memberikan pelatihan kepada siswa, fakultas, dan staf. Orang lain di kampus juga akan dilibatkan dalam tahap implementasi. Fakultas perlu mempertimbangkan cara terbaik untuk memanfaatkan teknologi baru. Staf perekrutan harus memperbarui materi mereka untuk mencerminkan fitur baru perguruan tinggi ini. Keamanan perlu mengatasi masalah baru yang mungkin timbul dari siswa yang membawa peralatan mahal. Tim proyek biasanya menghabiskan sebagian besar tenaga dan uangnya selama tahap pelaksanaan proyek.
- Fase Penyerahan Proyek
Fase terakhir dari siklus hidup proyek tradisional adalah fase penutupan. Di dalamnya, semua pekerjaan selesai, dan pelanggan harus menerima keseluruhan proyek. Tim proyek harus mendokumentasikan pengalamannya pada proyek dalam laporan pembelajaran. Contoh yang dibahas pada fase sebelumnya terkait ide tablet, jika berhasil sampai tahap implementasi dan semua siswa menerima tablet, tim proyek kemudian akan menyelesaikan proyek dengan menutup semua aktivitas terkait. Anggota tim dapat melakukan survei kepada mahasiswa, fakultas, dan staf untuk mengumpulkan pendapat tentang bagaimana proyek berjalan. Mereka akan memastikan bahwa semua kontrak dengan pemasok diselesaikan dan pembayaran yang sesuai telah dilakukan. Mereka akan mentransisikan pekerjaan di masa mendatang terkait proyek tablet ke bagian lain organisasi. Tim proyek juga dapat berbagi laporan pembelajaran dengan perguruan tinggi lain yang sedang mempertimbangkan program serupa.
Implementasi Model Metode Pengembangan Sistem
Tahapan yang memungkinkan kegiatannya mengimplementasikan model metode pengembangan sistem adalah pada fase development atau fase pengembangan. Karena pada fase ini adalah fase untuk proses pengembangan dari fase sebelumnya yaitu fase konsep. Implementasi model yang dapat digunakan sebagaimana kerangka kerja atau framework untuk menggambarkan tahapan pengembangan sistem informasi atau biasa disebut SDLC bisa menggunakan model yang populer seperti model waterfall, model spiral, model incremental release, model RAD atau yang terakhir model prototyping.
Sumber:
K. Schwalbe, Information Technology Project Management 8e, 8 Edition. Boston USA: Cengage Learning USA, 2016.
P. M. Institute, A Guide to the Project Management Body of Knowledge, 5th ed. Pennsylvania: Project Management Institute, Inc., 2013.
