Bentuk Struktur Organisasi
Organisasi dapat dilihat memiliki empat kerangka berbeda: struktural, sumber daya manusia, politik, dan simbolik. Masing-masing kerangka tersebut dapat dijelaskan sebagaimana berikut:
- Kerangka Struktural
Kerangka ini berkaitan dengan pemahaman pada peran dan tanggungjawab, koordinasi dan kontrol dan bagaimana pula suatu organisasi terstruktur (biasanya digambarkan dalam bagan organisasi) dan tentunya masing-masing fokus pada peran dan tanggung jawab kelompok yang berbeda untuk memenuhi tujuan dan kebijakan yang ditetapkan oleh top manajemen. Kerangka ini sangat rasional dan berfokus pada koordinasi dan kontrol.
- Kerangka sumber daya manusia (SDM)
Kerangka ini fokus untuk menghasilkan keselarasan antara kebutuhan organisasi dan kebutuhan manusia. Tidak dapat dipungkiri bahwa bisa saja terjadi ketidaksesuaian antara kebutuhan organisasi dan kebutuhan individu dan kelompok, dan kerangka ini bekerja untuk menyelesaikan masalah potensial ini. Misalnya, banyak proyek mungkin lebih efisien untuk organisasi jika karyawan bekerja 80 jam atau lebih dalam seminggu selama beberapa bulan. Namun, jadwal kerja ini akan bertentangan dengan kehidupan pribadi dan kesehatan banyak karyawan. Oleh karena itu kerangka SDM harus dapat mengatur pola agar lahirnya keselarasan antara kebutuhan organisasi atau perusahaan dengan kebutuhan pribadi dari manusia.
- Kerangka politik
Kerangka ini membahas politik organisasi dan pribadi. Politik dalam organisasi berbentuk persaingan antar kelompok atau individu untuk memperebutkan kekuasaan, sumber daya, dan kepemimpinan. Kerangka politik menekankan bahwa organisasi adalah koalisi yang terdiri dari berbagai individu dan kelompok kepentingan. Seringkali, keputusan penting perlu dibuat tentang alokasi sumber daya yang langka. Persaingan untuk mendapatkan sumber daya menjadikan konflik sebagai isu sentral dalam organisasi, dan kekuasaan meningkatkan kemampuan untuk memperoleh sumber daya tersebut. Manajer proyek harus memperhatikan politik dan kekuasaan jika mereka ingin efektif. Penting untuk mengetahui siapa yang menentang proyek Anda serta siapa yang mendukungnya. Pada masalah TI yang terkait dengan kerangka politik adalah perbedaan kekuasaan antara fungsi pusat dan unit operasi atau antara manajer fungsional dan manajer proyek.
- Kerangka Simbolik
Tujuannya fokus pada simbol dan makna. Dalam kerangka ini, aspek terpenting dari setiap peristiwa dalam organisasi bukanlah apa yang sebenarnya terjadi, tetapi pada apa artinya. Kerangka simbolis juga berkaitan dengan budaya perusahaan. Bagaimana orang berpakaian? Berapa jam mereka bekerja? Bagaimana mereka menjalankan rapat? Banyak proyek TI bersifat internasional dan melibatkan pemangku kepentingan dari berbagai budaya. Memahami budaya tersebut juga merupakan bagian penting dari kerangka simbolis.
Otoritas Manajer Proyek
Dan berikut adalah penjelasan terkait otoritas manajer proyek yang tertinggi dan terendah. Jika diperhatikan tentang bagaimana struktur organisasi dapat mempengaruhi proyek dan manajer proyek, dan hal ini juga berdasarkan informasi dari beberapa versi PMBOK Guide. Manajer proyek memiliki otoritas paling besar dalam struktur organisasi proyek murni dan paling sedikit otoritas dalam struktur organisasi fungsional murni.
Penting bagi manajer proyek untuk memahami struktur organisasi mereka saat ini. Misalnya, jika seseorang dalam organisasi fungsional diminta untuk memimpin proyek yang membutuhkan dukungan kuat dari beberapa bidang fungsional yang berbeda, manajer proyek harus meminta sponsor manajemen puncak atau top management. Sponsor ini harus meminta dukungan dari semua manajer fungsional yang relevan untuk memastikan bahwa mereka bekerja sama dalam proyek dan bahwa orang yang memenuhi syarat tersedia untuk bekerja sesuai kebutuhan.
Manajer proyek mungkin juga meminta anggaran terpisah untuk membayar perjalanan, pertemuan, dan pelatihan terkait proyek atau untuk memberikan insentif keuangan kepada orang-orang yang mendukung proyek. Meskipun manajer proyek memiliki otoritas paling besar dalam struktur organisasi proyek, jenis organisasi ini seringkali tidak efisien bagi perusahaan secara keseluruhan. Menugaskan staf penuh waktu untuk proyek sering kali menimbulkan kurangnya pemanfaatan dan kesalahan alokasi sumber daya staf.
Misalnya, jika seorang penulis teknis ditugaskan penuh waktu untuk sebuah proyek, tetapi tidak memiliki pekerjaan proyek pada hari tertentu, organisasi membuang-buang uang dengan membayar upah penuh waktu orang tersebut. Organisasi proyek mungkin juga kehilangan skala ekonomi yang tersedia melalui permintaan penyatuan bahan dengan proyek lain. Kerugian seperti ini menggambarkan manfaat menggunakan pendekatan sistem untuk mengelola proyek. Misalnya, manajer proyek mungkin menyarankan untuk menyewa kontraktor independen untuk melakukan pekerjaan penulisan teknis daripada menggunakan karyawan penuh waktu. Pendekatan ini akan menghemat uang organisasi sambil tetap memenuhi kebutuhan proyek. Ketika manajer proyek menggunakan pendekatan sistem, mereka lebih mampu membuat keputusan yang memenuhi kebutuhan seluruh organisasi.
