Apa itu proyek, dan apa atribut utamanya? Apa perbedaan proyek dengan apa yang dilakukan kebanyakan orang dalam pekerjaan sehari-hari mereka? Apa kendala rangkap tiga? Faktor lain apa yang mempengaruhi sebuah proyek?
Penjelasan Proyek
Proyek adalah upaya sementara yang dilakukan untuk menciptakan produk, layanan, atau hasil yang unik.[1, p. 4] Kegiatan proyek merupakan pekerjaan yang dilakukan dalam organisasi untuk menopang bisnis. Sedangkan skalanya, proyek bisa berskala besar atau kecil dan melibatkan satu orang atau ribuan orang dan dapat diselesaikan dalam satu hari ataupun membutuhkan waktu bertahun-tahun untuk menyelesaikannya.
Atribut Proyek
Untuk membantu mendefinisikan proyek lebih lanjut, berikut atribut proyek dalam berbagai bentuk dan ukuran:
- Sebuah proyek memiliki tujuan yang unik.
Dalam setiap kegiatan proyek harus memiliki tujuan yang jelas serta harus menghasilkan suatu produk, layanan atau hasil yang unik. Sebagai contoh proyek pembuatan aplikasi smartphone kemudian menjualnya secara online. Dari proyek IT ini bisa dilihat bahwa proyek memiliki tujuan yaitu menciptakan sebuah aplikasi smartphone.
- Sebuah proyek bersifat sementara.
Dalam sebuah proyek harus memiliki rentang waktu awal pekerjaan dan akhir pekerjaan yang jelas dan pasti. Artinya proyek dilakukan pada waktu yang bersifat sementara dan memiliki batasan waktu. Sementara untuk menopang keberhasilan suatu proyek dapat dibentuk suatu tim untuk dapat menyelesaikan proyek pekerjaan yang sudah ditetapkan dan kemudian memberikan suatu laporan dan presentasi eksekuti yang hasilnya dapat disampaikan secara periodik.
- Sebuah proyek dikembangkan menggunakan elaborasi progresif.
Proyek sering didefinisikan secara luas ketika dimulai, dan seiring berjalannya waktu, detail spesifik proyek menjadi lebih jelas. Oleh karena itu, proyek harus dikembangkan secara bertahap. Tim proyek harus mengembangkan rencana awal dan kemudian memperbaruinya dengan lebih detail berdasarkan informasi baru. Misalnya, anggaplah bahwa beberapa orang mengajukan ide untuk proyek kolaborasi TI, tetapi mereka tidak secara jelas membahas bagaimana ide tersebut akan mendukung strategi bisnis untuk meningkatkan operasi. Tim proyek mungkin memutuskan untuk menyiapkan kuesioner untuk diisi orang-orang saat mereka mengirimkan ide untuk meningkatkan kualitas masukan.
- Sebuah proyek membutuhkan sumber daya dan seringkali dari berbagai bidang.
Dalam proses pengerjaan proyek sangat membutuhkan berbagai sumber daya. Sumber daya tersebut termasuk orang, perangkat keras, perangkat lunak, dan lainnya. Sebagai contoh proyek yang dikerjakan oleh lintas departemen untuk mencapai tujuan unik, seringkali menggunakan kolaborasi antar bidang dengan tujuan untuk mengembangkan ide. Kadangkala perusahaan menyewa jasa konsultan dari luar untuk menggali ide ini dan memberikan masukkan. Dan pada akhirnya jika proyeknya sudah dipilih, kemungkinan juga dalam proyek ini membutuhkan sumber daya tambahan yang bisa dimasukkan kedalam tim.
- Sebuah proyek harus memiliki pelanggan atau sponsor utama.
Ini hal yang paling mutlak agar proyek dapat dilakukan yakni dalam proyek harus ada yang berperan menjadi pelanggan atau sponsor utama. Untuk sponsor proyek biasanya memberikan arahan dan pendanaan untuk proyek tersebut.
- Sebuah proyek melibatkan ketidakpastian.
Karena disebabkan setiap proyek itu adalah unik, maka terkadang sulit untuk menentukan tujuannya dengan jelas, contohnya seperti memperkirakan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu proyek, atau bahkan dalam menentukan berapa biayanya. Hal ini juga disebabkan faktor eksternal yang memberikan ketidakpastian, seperti contohnya pemasok yang bangkrut atau ada anggota tim proyek yang membutuhkan waktu istirahat yang tidak direncanakan seperti sakit dan lain-lain. Disinilah peran project manager sangat penting untuk mengambil keputusan yang akan mempengaruhi jalannya proyek.
Lihat : Managemen Proyek
Perbedaan proyek dengan apa yang dilakukan kebanyakan orang dalam pekerjaan sehari-hari.
Perbedaan utama antara proyek dan pekerjaan rutin adalah hasilnya. Proyek ini dimaksudkan untuk menciptakan hasil unik dalam lingkungan terbatas (ruang lingkup, waktu, uang), sementara pekerjaan rutin menciptakan hasil yang berulang.
Salah satu contoh termudah adalah konstruksi dan manufaktur mobil. Selalu berinovasi untuk mengembangkan jenis mobil model baru. Membuat mobil dilakukan secara seri.
Contoh lainnya adalah dunia rekayasa perangkat lunak, di mana pengembang menulis kode sebagai rutinitas sehari-hari. Hal ini dapat disebut sebagai pekerjaan rutin tetapi pada akhirnya akan menjadi sebuah proyek, karena dapat menciptakan hasil yang unik.
Tiga Kendala Dalam Proyek
Setiap proyek dibatasi oleh ruang lingkup, waktu, dan tujuan biaya. Batasan ini kadang disebut dalam manajemen proyek sebagai tiga kendala. Untuk membuat proyek yang sukses, manajer proyek harus mempertimbangkan tiga hal berikut ini:
- Lingkup atau Scope
Proyek harus memiliki batasan lingkup seperti produk, layanan, atau hasil unik apa yang diharapkan pelanggan atau sponsor dari proyek. Hal ini untuk menentukkan cakupan proyek.
- Waktu
Dalam proyek pasti ditentukan berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk menyelesaikan suatu proyek. Begitu pula bagaimana dengan jadwal proyek, apakah sudah sesuai dengan tujuan yang akan dicapai. Kemudian siapa yang dapat menyetujui perubahan jadwal jika hal ini terjadi.
- Biaya
Yang terakhir adalah hal yang berkaitan dengan biaya untuk menyelesaikan proyek. Berapa anggaran proyek yang dibutuhkan dan bagaimana biaya didapatkan serta siapa yang dapat mengotorisasi perubahan anggaran.
Mengelola tiga kendala ini akan membuat trade-off antara ruang lingkup, waktu, dan tujuan biaya untuk sebuah proyek. Misalnya, apakah perlu meningkatkan anggaran agar proyek dapat memenuhi tujuan ruang lingkup dan waktu. Atau, apakah harus mengurangi ruang lingkup proyek untuk memenuhi tujuan waktu dan biaya. Manajer proyek harus tahu mana yang harus diputuskan. Jika waktu yang paling penting, maka harus sering mengubah ruang lingkup awal dan tujuan biaya untuk memenuhi jadwal. Jika sasaran cakupan adalah yang paling penting, mungkin perlu menyesuaikan sasaran waktu dan biaya.
Faktor lain yang dapat mempengaruhi sebuah proyek
Pada beberapa proyek, sumber daya menjadi perhatian utama, begitu pula beberapa resiko yang dapat memengaruhi keputusan pada suatu proyek. Perusahaan mungkin saja menunggu untuk memulai proyek sampai resiko berada pada tingkat yang dapat diterima. Pada tahap ini manajer proyek lah yang harus dapat berkomunikasi dengan sponsor untuk memastikan harapan-harapan yang dapat terpenuhi. Maka pada kondisi ini penting untuk dapat memahami komunikasi proyek dengan pemangku kepentingan.
Daftar Pustaka
K. Schwalbe, Information Technology Project Management 8e, 8 Edition. Boston USA: Cengage Learning USA, 2016.
